Seules les firmes aptes à présenter un spectacle pyromusical de 30 minutes répondant aux standards élevés de qualité de la compétition sont retenues. Est-il besoin de préciser que les firmes qualifiées ne sont pas légion et qu'il s'agit précisément de la marque de commerce de ce concours : réunir à Montréal les meilleurs artificiers du monde. Les concurrents sont ainsi les chefs de file en matière de pyrotechnie. Lorsque la candidature d'une nouvelle firme est considérée, celle-ci est invitée à assister l'année précédant sa participation à un ou plusieurs spectacles pyromusicaux afin de se familiariser avec tous les aspects inhérents à la présentation d'un feu à Montréal.
Les préparatifs pour la production d'une moyenne de neuf spectacles de 30 minutes s'échelonnent sur plusieurs mois de travail. Tout au long de ces mois de préparation, les organisateurs demeurent en contact avec les participants pour assurer tout le soutien nécessaire au niveau contractuel, logistique et technique.
Parallèlement, La Ronde planifie le transport par bateau de tout le matériel pyrotechnique. C'est l'organisme qui assume ces frais de transport et qui s'occupe de toutes les formalités de dédouanement.
La direction se charge également d'obtenir un permis d'importation pour les pièces non homologuées auprès de la Division de la réglementation des explosifs de Ressources naturelles Canada. Grâce au respect scrupuleux des règles de sécurité établies par cette division, les organisateurs n'ont eu à déplorer aucun incident fâcheux depuis le début de la compétition.
Les firmes invitées reçoivent un montant forfaitaire pour la production de leur spectacle de 30 minutes. Toutefois, plusieurs concurrents n'hésitent pas à débourser des sommes additionnelles pour en mettre plein la vue au public et ... au jury ! Ainsi, on estime que les concurrents tirent une moyenne de 4 000 pièces à Montréal, mais on a déjà vu des spectacles qui comportaient la mise à feu de 8 000 pièces de tout acabit.
Une fois à Montréal, la firme invitée a cinq jours pour mettre en place son feu, soit deux jours de prémontage et trois jours de montage. La Ronde assume les frais de voyage et de séjour pour cinq personnes durant cette période. Pour l'assister dans son travail, La Ronde fournit au concurrent les services d'une équipe de 17 personnes.
Après toutes ces années, toute l'équipe technique connaît à fond les contraintes et les possibilités du site et elle met cette expertise au service des firmes invitées. De la même façon, toutes les installations physiques ont été raffinées au fil des ans pour répondre aux besoins des participants et maintenir les standards élevés de la compétition.
Sur place, l'équipe technique de La Ronde conseille au besoin les firmes, notamment sur la façon de maximiser les effets recherchés et de composer avec les vents dominants.